Base du Cahier de Charge 2017-05-21T14:05:15+00:00
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 CAHIER DE CHARGE

chez Ain Com?

 

Voila notre base du cahier de charge pour la création site en général, suive des quelques exemples de cahier de charges de différent formes des sites: Vitrine, e-Commerce, entreprise, …

Présenteriez-vous vous mémé ou votre entreprise à un interlocuteur qui n’a jamais entendu parler de vous ou d’elle ?

Imaginez que vous allez rencontrer un investisseur ou un partenaire potentiel avec moins d’une ou deux minutes pour décrire votre entreprise  . Quelles informations allez-vous lui transmettre ?

Indiquez toutes les informations qui vous paraissent pertinentes pour qu’un partenaire travaille avec vous. Par exemple :

  • Votre activité, votre offre, vos produits ou vos services
  • Votre histoire et savoir faire
  • Votre champ d’action géographique
  • Vos valeurs
  • Le nombre d’employés (si vous êtes ++)
  • Le profil de vos clients

L’Objectif : Présenter le commanditaire du projet.

Pourquoi ce projet ? Pourquoi maintenant ?

Plus largement, quel est le plan de votre entreprise dans les grandes lignes et quelle sera la place du site au sein de ce plan ?

Quels sont les objectifs du futur site, au-delà de l’objectif purement opérationnel “Mettre en ligne un nouveau site” ?

  • Assurer une présence en ligne basique ?
  • Servir de support de communication pour vos commerciaux ?
  • Attirer des visiteurs ?
  • Objectifs quantitatifs :Ce type d’information doit donner une idée du niveau d’activité sur votre futur site, ce qui peut impacter le choix de l’infrastructure technique.
    • Quel volume de trafic visez-vous sur votre site ?
    • Dans le cas d’un site e-commerce, quel est votre objectif en termes de volume de ventes ?
    • Quel volume mensuel de prospects espérez-vous collecter par vos formulaires ?
  • Votre site doit-il être multilingue ?
  • Quelles langues sont concernées ?
  • Pour chaque langue le site doit-il subir des adaptations autres que la traduction du contenu ?

L’Objectif : Expliquer le pourquoi du projet et ce que vous attendez du futur site.

Créer un site internet mobilise du temps, de l’énergie et du budget.

Quels résultats concrets et mesurables en attendez-vous ?

Sur quels critères allez vous juger que le site est une réussite ?

Description de l’existant :

  • Y a-t-il une déjà une précédente version du site en ligne ?
  • Possédez-vous le nom de domaine que vous souhaitez utiliser ?
  • Quand est-il de l’hébergement ?
  • Y a-t-il des documents de présentation de l’entreprise ou de ses produits disponibles ?
  • Quelles sont les ressources disponibles (logos, éléments graphiques, textes, …) ?
  • Y a-t-il des ressources humaines internes ou externes déjà allouées au projet (chef de projet, webdesigner, webmaster, …) ?

Comparez ces trois exemples

A. Notre site internet est une “carte de visite en ligne”. Nous avons simplement besoin d’être présent en ligne, pour rassurer nos clients, mais nous ne comptons pas particulièrement sur le site pour attirer du trafic ou pour générer des prises de contact.

B. Notre site internet est une “brochure en ligne”. Nous comptons sur lui pour convaincre les clients potentiels qui le visitent, par exemple lorsque nous participerons à un appel d’offre ou lorsqu’un client nous recommandera. Mais nous ne comptons pas sur lui pour générer des RSI, nous faire connaître ou attirer des visiteurs.

C. Notre site internet est une source de retour sur investissement (RSI). Nous comptons sur lui à la fois pour nous apporter des prospects et des clients potentiels (via les moteurs de recherche par exemple) ET pour convertir ces visiteurs en les invitant à la prise de contact.

 Charte graphique :
Si vous avez des éléments graphiques que souhaitez réutiliser comme base de votre nouvelle charte graphique, n’hésitez pas à les inclure le cahier des charges de votre site internet.

  • Quel sera le code couleur de votre site ? Quelle sera la couleur dominante ?
  • Y a-t-il des variations du code couleur selon les sections ou les pages de votre site ?
  • Y a-t-il des déclinaisons de votre logo en fonction du code couleur des pages ?
  • Avez des éléments visuels à réutiliser ?
  • Quelle police souhaitez-vous ? N’hésitez pas à donner des exemples de sites !

 Design :
Avez-vous des exigences particulières concernant le design de votre site : Flat design, effet parallaxe, … ?

 Maquettes :
Avez-vous fait réaliser des maquettes graphiques pour décrire l’organisation des principales pages de votre site web ? Ce n’est pas obligatoire, notamment  si vous voulez laisser beaucoup de liberté à votre prestataire. Mais si vous avez une idée précise de ce que vous attendez, il est peut-être temps de vous initier à l’utilisation d’un logiciel de Mockup pour réaliser vos maquettes.

L’Arborescence:

Présenter l’arborescence de votre site sous la forme d’un schéma est souvent une bonne idée !

  • Quelle sont les grandes sections de votre site ?
  • Comment sont organisées les différentes rubriques ?
  • Quelles sont les pages principales ?

Quelle sera la structure des contenus sur le nouveau site ? Comment les pages seront-elles organisées

Si vous avez des doutes, listez au moins les pages que vous souhaitez faire apparaître sur le nouveau site. N’hésitez pas à préciser que vous souhaitez être accompagné dans la définition de l’arborescence.

Indiquez si certaines pages seront construites sur le même modèle (exemple : toutes les pages de la rubrique “Nos services” seront construites sur le même modèle)

Précisez si les rubriques “parentes” de votre arborescence (les rubriques qui contiennent des pages ou sous-rubriques) ont leur propre page ou s’il s’agit simplement d’un nom qui apparaîtra dans le menu de navigation.

Exemple

  • Accueil
  • Nos services (= page listant tous nos services)
    • 2 à 10 pages services
    • 1 page Nos services sur place (doit se différencier dans le menu de navigation)
  • Qui sommes-nous (n’est pas une page, seulement le titre de la rubrique)
    • Notre histoire
    • Nos valeurs
    • L’équipe dirigeante
  • Le blog
  • Contact
  • Mentions légales

Au plus vous pourrez être précis sur le volume et les types de pages, plus nos réponses seront précises.

Précisez quels contenus vous souhaitez (ou pas) pouvoir éditer vous même depuis l’espace d’administration du site.

Chaque site a sa propre méthode de fonctionnement, mais voilà comment nous procédons chez Ain Com.

Niveau 0 : les contenus de votre site n’évolueront que très peu. Peut-être une dizaine de changements mineurs par an. Vous disposez d’un contrat d’accompagnement et il vous suffit de nous transmettre les changements pour que nous les réalisons pour vous.

Niveau 1 : vous avez la possibilité d’éditer vous-mêmes les blocs de contenus qui composent les pages de votre site. Modifier le texte, remplacer une image, voire si vous l’avez prévu dans le cahier des charges, la possibilité de substituer un bloc de contenu par un autre (Un bloc contenant un titre, un texte et une image est remplacé par un bloc contenant une vidéo par exemple).

Vous voulez éventuellement pouvoir ajouter et supprimer de nouvelles pages sur le site (en reprenant le gabarit d’une page déjà existante) et modifier le menu de navigation vous mêmes.

Niveau 3 : vous pouvez construire vous-même de nouveaux gabarits de pages en réorganisant les blocs de contenus d’une page.

Cas particulier : la gestion des contenus pour un “espace” (exemples : espace actualité, espaces recrutement, médiathèque multimédia,  etc.) est décrite plus bas dans les Fonctionnalités.

Attention : plus vous souhaiterez un niveau d’administration élevé des contenus, plus le budget sera conséquent. Estimez aussi précisément que possible vos besoins en termes d’évolution des contenus.

La fonctionnalité constitue tout ce qui dépasse le fait de consulter du contenu ou de naviguer d’une page à l’autre  .

  • Votre site comprend-t-il une boutique en ligne ? Si oui, essayer de préciser les modes de livraison et de paiement envisagés, la présence de fonctionnalités de cross-selling, …
  • Doit-il y avoir un espace client sécurisé par mot de passe ?
  • Souhaitez-vous un back office de suivi d’activité ? Précisez les besoins en termes de droits d’administration, illustrez vos processus métiers par des schémas
  • Votre site doit-il intégrer un moteur de recherche interne ? Un blog ? Un module d’inscription newsletter ?

Soyez vigilant et prenez le temps de détailler le fonctionnement : il est fort possible que vous ayez une idée en tête et que nous nous’ en fassions une autre en lisant votre cahier des charges.

Quelques exemples  des fonctionnalités avancés:

  • De “Contenu contre son émail” : le visiteur doit vous laisser son émail pour télécharger certains contenus (livres blancs, études de cas, etc.)
  • Trouver notre adresse: permettre à l’internaute de trouver votre agence ou un magasin à partir de son adresse ou d’une ville
  • Moteur de recherche classique ou sur mesure (le visiteur sélectionne plusieurs filtres correspondant à ses besoins, le site le redirige vers le produit ou service qui peut l’intéresser)
  • Système d’annonce (recrutement, produit, etc.)
  • Catalogue de produits avec possibilité de demander un devis
  • Générateur de devis en ligne
  • Simulateur et calculette
  • Espace client
  • Médiathèque photos, vidéos, …
  • Les contenus de vos réseaux sociaux apparaissent sur le site
  • Les contenus de votre blog sont automatiquement publiés sur vos réseaux sociaux
  • Les internautes peuvent partager les pages de votre site sur les réseaux sociaux
  • Espace presse
  • Espace recrutement
  • Live chat (un bouton permet de discuter directement en ligne avec un conseiller via une fenêtre de chat)
  • Clic (to call back) : le visiteur peut laisser son numéro de téléphone ainsi que l’heure à laquelle il souhaite être rappelé
  • Exit Pop Up : lorsque les mouvements de la souris indiquent que le visiteur s’apprête à quitter la page, une pop up apparaît pour tenter de capter son attention (et par exemple lui proposer d’être rappelé par un conseiller)
  • Inscription à la newsletter
  • et bien d’outre

Avez-vous des attentes ou des besoins particuliers pour le cadre technique du futur site ?

Prestations attendues :

Précisez ici la liste de toutes les prestations que vous souhaitez sous-traiter à Ain Com et pour lesquelles vous souhaitez que lnous vous soumettent de devis :

  • Développement
  • Design
  • Intégration
  • Migration de base de données ou autres actifs existants
  • Achat du nom de domaine et gestion de l’hébergement
  • Maintenance et mises à jour
  • Formation à la gestion du site
  • Accompagnement marketing : plan marketing, SEO, SEA, webanalyse, …)

Souhaitez-vous utiliser un CMS, Content Management System comme (WordPress, Drupal, Prestashop, etc.) ?
Le site doit-il être optimisé pour prendre en compte la lecture sur mobile et tablette (responsive) ?
Le site doit-il être relié à un autre service en ligne ou un logiciel que vous utilisez en interne ? (ERP, CRM, etc.)
Quelles sont vos attentes en termes de référencement, réseaux sociaux,.. ?

  • Le strict nécessaire, afin que les internautes nous trouvent lorsqu’ils recherchent notre nom dans les moteurs de recherche
  • Tout ce qui est possible et envisageable : optimisation maximale des temps de chargement, blog, CDN, etc. Chaque cm de terrain gagné compte.
  • A mi-chemin : nous profitons de la refonte pour améliorer le SEO, mais nous avons peu de concurrence ou pas d’enjeu d’acquisition. Nous voulons simplement un cadre “propre” pour le nouveau site.

Quel outil de suivi et d’analyse du trafic sur votre site souhaitez-vous utiliser ? Nous conseillons au minimum Google Analytics ou Hotjar si vous comptez sur votre site pour générer des prises de contact).

A noter: si tous ces termes ne vous disent rien, ne vous en inquiétez pas. Indiquez simplement que vous attendez une proposition de notre part  quant au cadre technique à utiliser pour répondre au mieux à vos besoins et à votre budget.

Il s’agit de nous aider  à comprendre votre niveau d’attente par rapport au  designers ou techniciens .

Malheureusement les termes en français (Design, Ergonomie, Responsive etc.) sont confessants et vous n’êtes pas certain de savoir comment exprimer vos attentes. Pas de panique, il existe des moyens simples de résumer vos besoins.

1/ Votre organisation dispose peut-être déjà d’une identité visuelle formalisée (un logo, une palette de couleur, des polices de caractères, etc.)

  • Non : nous avons justement besoin d’une identité visuelle
  • Oui, mais cette identité doit être améliorée et affinée
  • Oui, et elle doit être ré utilisée telle quelle sur le nouveau site

2/ Ajoutez dans le cahier des charges (soit ici, soit en annexes) des exemples de sites dont vous aimeriez que le vôtre s’inspire. Attention, pour que la démarche fonctionne, il faut impérativement que vous cherchiez à comprendre pourquoi le design de tel site en particulier vous paraît pertinent.

Cette démarche est importante pour chiffrer votre projet : le niveau de design que vous attendez, le type de supports visuels utilisés (photos, illustrations, vidéos, etc.), le niveau d’animation et d’effets…. tous ces éléments vont jouer sur le budget final.

Ou trouver des exemples de sites ?

  • Les sites de vos concurrents
  • Les sites que vous utilisez vous-mêmes à titre particulier ou professionnel
  • Des collections de sites réussis rassemblés par des designers, facile à trouver sur Google

3/ Sur une échelle de 1 à 5 (avec 1 comme minimum et 5 comme maximum), quel investissement doit prévoir selon vous pour la composante “Design” du projet ?

En réalité c’est le risque numéro 1 que court votre projet.

Nous ne comptons plus les projets qui ont été mis en ligne avec plusieurs semaines de retard parce que les contenus n’ont pas pu être livrés à la date prévue.

La rédaction des contenus n’est pas un sujet simple : en réalité, elle est plus susceptible de poser des problèmes que le développement ou le design.

⇒ Vous aurez besoin de la contribution (ou au moins de la relecture) d’un ou plusieurs de vos collaborateurs… qui devront dans le même temps assure leur travail quotidien.

⇒ Vous allez probablement vous y prendre à plusieurs reprises : les pages seront écrites, relues, corrigées, ré-écrites, corrigées à nouveau et à ce stade il sera alors nécessaire de revenir sur les maquettes validées plusieurs jours auparavant voire de revenir sur les développements.

⇒ La rédaction de contenus pour le web obéit à des règles très particulières : de lisibilité à l’écran, de SEO (référencement pour les moteurs de recherche) mais aussi dans la manière d’écrire les contenus main dans la main avec le designer.

A moins de disposer des compétences en interne ou d’être accompagné par un expert en communication digitale, nous vous recommandons au minimum :

  • de prévoir un processus pour concevoir, écrire, collecter, versionner et valider les contenus
  • de demander une relecture SEO, Marketing et Ergonomie à votre prestataire

Si vous décidez de nous confier votre projet, nous pourrons vous accompagner sur ce plan, qu’il s’agisse de vous aider à coordonner la création des contenus en interne, assurer les relectures et les optimisations ou prendre en charge la rédaction.

Particulièrement important si vous comptez sur le nouveau site pour générer des visites ou attirer du trafic.

Souhaitez-vous être accompagné ou conseillé dans votre stratégie web ? Quelques exemples

  • Quel réseaux sociaux choisir et comment communiquer sur chaque
  • Quels supports utiliser pour asseoir votre présence online
  • Sélection des mots-clés et expressions pertinents pour votre référencement
  • Suggestion de sujets d’articles de blog pour attirer du trafic vers le site
  • Définition de la communication autour du lancement du nouveau site
  • Extra

Si vous avez opté pour un site web entièrement administrable, souhaitez-vous saisir vous-mêmes les contenus dans le nouveau site ? Ou voulez-vous recevoir un site web “clé en main” ?

Réaliser l’intégration vous-même est chronophage mais a le double avantage d’être gratuit et de vous familiariser avec l’espace d’administration des contenus. D’un autre côté, confier cette intégration à votre prestataire devrait vous permettre d’obtenir plus vite le nouveau site et avec un meilleur niveau de finition en termes de mise en page.

Documentation et formation

Souhaitez-vous recevoir une formation ou une documentation (fonctionnelle ou technique) sur le nouveau site ?

Hébergement

Avez-vous des attentes spécifiques quant à l’hébergement du nouveau site ?

Maintenance, suivi et évolutions

Quelles sont vos attentes en termes de maintenance du site (garantir les mises à jour de sécurité, etc.), de suivi (réparation des bugs révélés après la mise en ligne) et d’évolutions (nouvelles fonctionnalités, ajustements, etc.) pour les mois qui suivront la mise en ligne ?

  • Quelle est la date limite soumission de devis pour nos prestations ?
  • Quelles sont les dates prévues pour d’éventuelles soutenances orales ?
  • A quelle date sera sélectionné le prestataire ?
  • Quelles ont les principales dead-lines intermédiaires du projet selon les différents lots envisagés ?
  • A quelle date souhaitez-vous la livraison finale du projet ?

Le projet sera-t-il mis en ligne progressivement, par lots ? Quel calendrier envisagez-vous pour chacun de ces lots ?

Souhaitez-vous adopter une méthodologie particulier pour réaliser le projet (Agile, Cascade, etc.) ou attendez-vous que nous vous détaillons l’approche qu’il envisage ?

Combien d’interlocuteurs représenteront votre entreprise ? Gardez en tête que plus ce nombre est élevé, plus les frais de Gestion de Projet risquent de s’accumuler. A l’inverse, si votre prestataire n’a affaire qu’à un seul interlocuteur, mais que celui-ci n’a aucun pouvoir décisionnel, le projet risque de prendre du retard en raison des allers-retours provoqués et de l’effet de goulot d’étranglement de l’information produit.

L’Objectif : Préciser vos attentes quand au pilotage, à la méthodologie, à l’organisation et la livraison finale du projet

Indiquez toutes les informations qui pourraient avoir un impact sur le coût du nouveau site ou sur le calendrier. Par exemple :

  • Si vous avez choisi de rédiger les contenus du site vous-même, où en sont vos équipes de la création de ces contenus ? (Tout reste à faire ? L’offre est clairement définie ? Les pages clés sont arrêtées ? Une première version des contenus est disponible ? Etc.)
  • Connaissez-vous le profil du visiteur type de votre site ?
  • Connaissez-vous vos principaux sites concurrents ?
  • Avez-vous déjà définis les mots-clés sur lesquels vous souhaitez vous positionner en termes de référencement ?
  • Quelles sont vos ressources en termes de visuels ? (photos, illustrations, vidéos, etc.)

Quels sont vos impératifs ou vos disponibilités en termes de calendrier ? Par exemple, les décideurs clés du projet seront-ils indisponibles pendant une période donnée ?

Quelle fourchette de budget prévoyez-vous pour le nouveau site ?

Que faire si vous ne souhaitez pas donner votre budget

Vous êtes peut-être réticent à l’idée de communiquer cette information. Mais le fait est que le budget est un élément nécessaire du cahier des charges.

Et si vous mandatez 6 conseillers pour crier  un site e-Commerce, sans leur indiquer de budget, vous allez vous retrouver avec 6 propositions très différentes. En définitive, vous allez opter pour la seule qui correspond réellement à votre budget (une information que vous auriez pu donner aux conseillers avant) et probablement passer à côté de propositions intéressantes.

La meilleure approche dans cette situation est de sélectionner un conseiller qui vous inspire confiance, de lui présenter vos attentes et vos ressources, puis d’échanger avec lui sur vos options.

Que faire si vous n’arrivez pas à déterminer votre budget

Tâchez au moins de déterminer le plafond de budget à partir duquel le projet perd tout intérêt.

La refonte d’un site internet est un investissement : votre organisation a consenti à cet investissement car elle en attend un retour (en ventes directes, en prises de contact, en termes d’images et de communication….).

Quel budget mérite ce retour sur investissement que vous attendez du nouveau site ? C’est le seuil qu’il ne faudra en aucun cas dépasser pour la refonte du site.

L’Objectif : Examiner les ressources à votre disposition et les missions qui seront réalisées en interne.

Indiquez vos attentes par rapport à la réponse que vous attendez de notre part :

  • La date limite de réponse
  • Le contexte s’il s’agit d’un appel d’offre
  • Le contact auquel le prestataire peut transmettre sa réponse
  • Les coordonnées de la personne à contacter pour plus de renseignements sur le projet
  • Etc.

Précisez éventuellement les critères sur lesquels vous opérerez votre sélection parmi les prestataires contactés. Si vous avez des questions particulières, c’est le moment de les indiquer.

L’Objectif : Préciser vos attentes quand à la réponse du prestation.

C’est une agence web qui vous le dit : le cahier des charges est la clé si vous voulez avoir une chance de réussir votre nouveau site.

Ce document est très important pour 3 raisons.

  • Vous voulez être certain que le prestataire qui réalisera votre site comprenne exactement ce que vous attendez (pas d’entourloupes !)
  • Le compléter va vous forcer à penser en détails au futur site et vous aidera à détecter les difficultés qui risquent de se poser (ou les points sur lesquels vous n’êtes pas sûr)
  • Un cahier des charges clair et complet est important pour la crédibilité de votre projet, quelque soit votre situation : vis à vis de votre direction, de vos associés, de potentiels investisseurs, etc.

Si c’est votre premier projet web, si vous lancez votre idée de startup ou si vous faites partie d’une entreprise et qu’on vous a confié la gestion du futur site, vous contentez  de nous contacter pour    demander un Devis Gratuit

 

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